Οι πρακτικές υγείας και ασφάλειας οφείλουν να βρίσκονται στο επίκεντρο των καθημερινών δραστηριοτήτων κάθε εταιρείας. 

Ιδιαίτερα σε κλάδους που από τη φύση τους ενέχουν μεγαλύτερους κινδύνους για το προσωπικό, πρέπει να υπάρχει συγκεκριμένο σύστημα διαχείρισης της υγείας και της ασφάλειας των εργαζομένων.

Και στην καρδιά αυτού του συστήματος είναι η πλήρης καταγραφή όλων των δεδομένων, των μετρήσεων και των συμβάντων που σχετίζονται με την υγεία και την ασφάλεια. 

Για να εξηγήσουμε καλύτερα γιατί οι πλήρεις καταγραφές παίζουν τόσο σημαντικό ρόλο, ας δούμε πρακτικά τι σημαίνει για μια εταιρεία και για τους εργαζομένους της όταν αυτές δεν υπάρχουν.

Ποιο είναι το Κόστος των Ελλιπών Καταγραφών στην Υγεία και την Ασφάλεια;

• Απουσία monitoring. Χωρίς πλήρεις καταγραφές, τα ανώτερα στελέχη δεν μπορούν να έχουν πλήρη εικόνα των επιδόσεων στον τομέα της υγείας και της ασφάλειας. Επομένως, δεν μπορούν να ξέρουν ακριβώς πού και αν χρειάζεται να επέμβουν διορθωτικά και τι μέτρα χρειάζεται να ληφθούν.

• Η εταιρεία είναι εκτεθειμένη απέναντι στον νόμο. Συγκεκριμένα αρχεία πρέπει να είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή για επιθεωρήσεις. Οι επιθεωρητές και οι εκπρόσωποι υγείας και ασφάλειας έχουν το νόμιμο δικαίωμα να επιθεωρούν τα αρχεία υγείας και ασφάλειας μιας εταιρείας.

• Μη εξασφάλιση  της συμμόρφωσης. Χωρίς τα απαραίτητα έγγραφα, η εταιρεία δεν μπορεί να αποδείξει ότι συμμορφώνεται με τους εσωτερικούς κι εξωτερικούς κανονισμούς για την υγεία και την ασφάλεια.

• Αναποτελεσματική λειτουργία. Χωρίς πλήρεις καταγραφές και φυσικά χωρίς οργάνωση της πληροφορίας, η δουλειά των ομάδων υγείας και ασφάλειας και των ανώτερων στελεχών γίνεται πολύ πιο δύσκολη. Η πληροφορία, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, π.χ., είναι δύσκολο να βρεθεί, να μοιραστεί μεταξύ των εμπλεκόμενων εργαζομένων κ.ο.κ. 

Πώς να εξασφαλίσεις Πλήρεις Καταγραφές για την Υγεία και την Ασφάλεια;

1. Φτιάξε αποτελεσματικές φόρμες καταγραφών

Ο όγκος των πληροφοριών που πρέπει να συλλεχθούν κατά τους ελέγχους και τις επιθεωρήσεις είναι μεγάλος. Εκεί σημαντικό ρόλο παίζουν οι checklists που χρησιμοποιείς, ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες του κλάδου σου και φυσικά να βασίζονται στις βέλτιστες διεθνείς πρακτικές.

Δεν χρειάζεται, όμως, να χάσεις το χρόνο σου για να φτιάξεις αυτές τις λίστες. Μπορείς εύκολα να βρεις έτοιμες και βέβαια να τις προσαρμόσεις όπου χρειάζεται. 

Στην Tekmon, έχουμε φτιάξει, για το λόγο αυτό, μια πλούσια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη με checklists που καλύπτουν όλες τις ανάγκες σου στον τομέα της υγείας και της ασφάλειας. 

2. Απλοποίησε τη διαδικασία των καταγραφών

Μήπως οι χειρόγραφες φόρμες δεν είναι ο αποδοτικότερος τρόπος για να συλλέγεις τις πληροφορίες; Απαιτούν χρόνο, μετά πρέπει να καταχωρηθούν επίσης χειροκίνητα στον υπολογιστή και βέβαια πάντα υπάρχει ο κίνδυνος να χαθούν.

Γιατί, όμως, να μπαίνεις σε τόσο κόπο, αφού πλέον η τεχνολογία μπορεί να σου δώσει πολύ πιο αποτελεσματικές λύσεις; Σκέψου, λοιπόν, πόσο πιο εύκολο θα ήταν αν οι φόρμες ήταν ηλεκτρονικές, τις είχες ανά πάσα στιγμή στην οθόνη του κινητού σου και καταχωρούνταν αυτόματα εκεί που πρέπει. 

3. Εξασφάλισε ότι αποθηκεύονται με ασφάλεια

Μερικές φορές, ανάμεσα στις τόσες φόρμες, λίστες και excel, είναι πιθανό κάτι να χαθεί. Το θέμα είναι να ελαχιστοποιήσουμε αυτό το ενδεχόμενο, για να μην έχουμε κάποια από τις σοβαρές συνέπειες που συζητήσαμε νωρίτερα. 

Η καλύτερη λύση εδώ είναι όλη η διαδικασία των καταγραφών να γίνεται ψηφιακά, ώστε όλη η πληροφορία αυτόματα να αποθηκεύεται με ασφάλεια. 

Πώς μπορεί να σε βοηθήσει ένα Λογισμικό για την Υγεία και την Ασφάλεια;

Όπως είδαμε, προκειμένου να εξασφαλίσουμε ότι οι καταγραφές μας είναι πλήρεις, η ψηφιοποίηση πολλών διαδικασιών είναι η καλύτερη λύση. Και πράγματι είναι η λύση που επιλέγουν όλο και περισσότερες εταιρείες το 2024. 

Συγκεκριμένα για την υγεία και την ασφάλεια, μάλιστα, μπορείς να βρεις ολοκληρωμένες λύσεις και να αποκτήσεις το δικό σου λογισμικό υγείας και ασφάλειας.

Αυτό ακριβώς προσφέρουμε σε πολλούς μεγάλους πελάτες μας στην Tekmon. Έχουμε δημιουργήσει μια πλατφόρμα μέσω της οποίας θα μπορείς εσύ και η ομάδα σου να πραγματοποιείτε τους ελέγχους, να αναθέτετε τα απαραίτητα tasks στα κατάλληλα άτομα, να αποθηκεύετε τα δεδομένα, να εξάγετε reports και πολλά άλλα.

Στην ουσία πρόκειται για μια πλατφόρμα που θα σε βοηθήσει να εξασφαλίσεις ότι γίνονται σωστά, ολοκληρωμένα και τη στιγμή που πρέπει όλες οι ενέργειες που χρειάζονται για να κρατάς τους εργαζόμενούς σου υγιείς και ασφαλείς. 
Θέλεις να μάθεις περισσότερα για το πώς ακριβώς λειτουργεί αυτή η πλατφόρμα; Κάνε κλικ εδώ και κλείσε ένα demo με την ομάδα μας, για να σου δείξουμε πώς δουλεύει στην πράξη και πόσο μπορεί να σε βοηθήσει!