Είναι δεδομένο ότι σε μια περίσταση έκτακτης ανάγκης, η Επιχειρησιακή Συνέχεια είναι ζωτικής σημασίας. Και κλειδί για την επιχειρησιακή συνέχεια είναι η αποτελεσματική επικοινωνία.
Είτε πρόκειται για μια φυσική καταστροφή, μια τεχνική βλάβη ή μια κρίση υγείας, ο τρόπος διάδοσης των πληροφοριών σε έναν οργανισμό είναι που θα καθορίσει το αποτέλεσμα.
Οι εταιρείες, λοιπόν, πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλοι εμπλεκόμενοι ενημερώνονται, κατανοούν τι συμβαίνει, ξέρουν τι πρέπει να κάνουν και όλα αυτά κάτω από χρονική πίεση.
Τι είναι η επιχειρησιακή συνέχεια;
Ας δώσουμε, όμως, έναν ορισμό για την επιχειρησιακή συνέχεια, για να κατανοήσουμε εις βάθος γιατί είναι τόσο σημαντική.
Η επιχειρησιακή συνέχεια είναι η στρατηγική και τακτική ικανότητα ενός οργανισμού να σχεδιάζει και να ανταποκρίνεται σε ανεπιθύμητα περιστατικά ή και φυσικές καταστροφές, προκειμένου να συνεχιστούν οι λειτουργίες του σε ένα αποδεκτό προκαθορισμένο επίπεδο.
Αυτό περιλαμβάνει το σχεδιασμό του τρόπου διατήρησης των λειτουργιών υπό δυσμενείς συνθήκες και του τρόπου ανάκαμψης σε μια λειτουργική κατάσταση εντός εύλογα σύντομου χρονικού διαστήματος.
Γιατί η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί της επιχειρησιακής συνέχειας;
Η αποτελεσματική επικοινωνία κατά τη διάρκεια καταστάσεων έκτακτης ανάγκης είναι απαραίτητη τόσο για τη διαχείριση μιας έκτακτης ανάγκης όσο και για τη διαχείριση και τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν μετά την έκτακτη ανάγκη:
Είναι θέμα ασφάλειας της εταιρείας
Το να διασφαλίζεις τη γρήγορη, ελεγχόμενη και στοχευμένη επικοινωνία σημαίνει αυτόματα ότι ελαχιστοποιείς τον κίνδυνο και τις πιθανές συνέπειες (π.χ. σοβαρές ζημιές).
Γι’ αυτό και πολλές εταιρείες επενδύουν σε αξιόπιστα συστήματα επικοινωνίας, για την αποστολή μηνυμάτων, ενημερώσεων και υπενθυμίσεων, ελέγχοντας παράλληλα αν έχουν όντως παραληφθεί από τα εμπλεκόμενα άτομα.
Αποστολή του σωστού μηνύματος στους σωστούς ανθρώπους τη σωστή στιγμή
Η αποτελεσματική επικοινωνία διασφαλίζει ότι τα σωστά μηνύματα φτάνουν στις κατάλληλες ομάδες, π.χ. στην ομάδα διαχείρισης επιχειρησιακής συνέχειας ή στα ανώτερα στελέχη.
Η γρήγορη ενημέρωση -εντός λίγω λεπτών- διασφαλίζει ότι η ομάδα σου είναι ενημερωμένη και έτοιμη να δράσει. Με λίγα λόγια, το σωστό μήνυμα θα λαμβάνεται τη σωστή στιγμή από το σωστό άτομο.
Ας κρατήσουμε, όμως, στο μυαλό μας και το γεγονός ότι πρέπει να είμαστε σίγουροι αν τα μηνύματα στάλθηκαν, αν οι εμπλεκόμενοι τα είδαν και αν χρειάζεται περαιτέρω ενημέρωση ή υπενθύμιση.
Διαχείριση και έλεγχος μετά την έκτακτη κατάσταση:
Η τήρηση λεπτομερούς καταγραφής όλων των επικοινωνιών κατά τη διάρκεια μιας έκτακτης ανάγκης απλοποιεί τις διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου μετά το συμβάν.
Με λίγα λόγια, μας βοηθά να εντοπίσουμε τι πήγε καλά και τι όχι, κι έχουμε την εικόνα σχετικά με το τι χρειάζεται να βελιτώσουμε στη στρατηγική μας.
Πώς θα Εξασφαλίσεις την Αποτελεσματική Επικοινωνία;
Πώς, λοιπόν, μπορούμε να εξασφαλίσουμε όλα τα παραπάνω; Εδώ το κλειδί είναι ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης, που θα μας εξασφαλίσει την αποτελεσματική επικοινωνία.
Σε αυτό -μεταξύ άλλων- ειδικευόμαστε στην Tekmon. Έχουμε δημιουργήσει ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης σχεδιασμένο ειδικά για ομάδες αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, με σκοπό να τις βοηθήσουμε να διαχειρίζονται γρήγορα και αποτελεσματικά καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.
Με την πλατφόρμα της Tekmon, μπορείς να δημιουργήσεις έτοιμες προς αποστολή ειδοποιήσεις και πρωτόκολλα έκτακτης ανάγκης προσαρμοσμένα σε διάφορα σενάρια. Μπορείς, ακόμη, να προσθέσεις ομάδες παραληπτών ή να επικοινωνείς με μεμονωμένα άτομα, διασφαλίζοντας ότι κανείς δεν θα μείνει χωρίς την απαραίτητη ενημέρωση.
Και επειδή σε μια έκτακτη ανάγκη κάθε δευτερόλεπτο μετράει, οι ειδοποιήσεις μπορούν να αποστέλλονται κυριολεκτικά με το πάτημα ενός κουμπιού μέσω φωνητικών κλήσεων, μηνυμάτων κειμένου και email.
Αυτές είναι μόνο λίγες από τις δυνατότητες που σου προσφέρει η Tekmon. Θέλεις να μάθεις και τις υπόλοιπες;