Collaborazione nella Gestione Progetti: Quali sono le Maggiori Sfide?
Una gestione efficace dei progetti è fondamentale per il successo di ogni team e azienda. Garantisce l’esecuzione efficiente dei compiti, rispettando il budget e le scadenze, per completare con successo un progetto.
Tuttavia, non è un compito facile, specialmente in settori complessi come l’industria, dove sono necessarie procedure articolate, attività lunghe, molte persone coinvolte e scadenze rigide.
Sicuramente sarai d’accordo con noi che tutto inizia dalla corretta comunicazione e collaborazione tra le persone o i team coinvolti. Una collaborazione armoniosa rende il lavoro del project manager molto più semplice.
Ma anche la collaborazione efficace non è scontata. Ci sono molti ostacoli che probabilmente hai incontrato nel tuo lavoro e che compromettono la cooperazione produttiva. Quali sono questi ostacoli e come possiamo superarli?
Mancanza di diffusione delle informazioni
In molti casi, diversi team o reparti devono collaborare per completare specifiche azioni. Tuttavia, spesso questi team o reparti lavorano in modo indipendente, con poca interazione interdipartimentale.
Di conseguenza, si creano lacune nella comunicazione, con informazioni che non vengono diffuse in modo efficace. Questa mancanza di scambio informativo può ostacolare la presa di decisioni e ridurre l’efficacia complessiva dell’azienda.
Inoltre, senza una comunicazione adeguata, manca anche la trasparenza nella collaborazione.
Assegnazione poco chiara dei compiti
Quando tutti in un progetto sanno esattamente cosa devono fare, le cose procedono senza intoppi. È fondamentale che sia sempre chiaro:
- Chi deve fare cosa.
- Quando deve farlo.
- Chi deve essere informato per mantenere il flusso di lavoro.
Il project manager deve essere a conoscenza di tutti questi dettagli e sapere in quale fase si trova ogni compito, cosa che non avviene sempre.
Spesso l’assegnazione dei compiti non è chiara e manca un sistema di comunicazione efficace tra i coinvolti.
Se hai membri del team senza una scrivania, la situazione diventa ancora più complicata. In questi casi è essenziale mantenere una comunicazione coerente e garantire la partecipazione e l’informazione equa di tutti i membri.
Senza gli strumenti adeguati, la gestione di team remoti può portare a malintesi, errori e, infine, a perdita di tempo e denaro.
Ritardi nelle procedure di approvazione
Hai sicuramente avuto esperienze simili: un documento importante passa attraverso te e continua a circolare da ufficio a ufficio per ottenere approvazioni e firme. E fino a quando non viene approvato da tutti, le stagioni cambiano fuori dalla tua finestra.
Il processo di approvazione è molto importante e fondamentale. Per molte aziende è anche lungo e complesso. Chi ha già approvato? Chi manca? Dove si trova il documento? Ci sono obiezioni da discutere con il team?
Tutti questi aspetti richiedono coordinamento. Quando le approvazioni di documenti, piani o modifiche non sono semplificate, le operazioni subiscono notevoli ritardi.
Come Tekmon Garantisce una Comunicazione Efficace per il Tuo Team?
In Tekmon comprendiamo l’importanza di una comunicazione e collaborazione facile, veloce e senza interruzioni tra i dipendenti o i team.
Ma sappiamo anche che gli ostacoli per raggiungere questa collaborazione sono molti, specialmente quando parliamo di team numerosi, lavoratori da remoto, molte attività, sotto-attività, emergenze, ecc.
Per questo motivo abbiamo sviluppato un software che ti aiuterà, tra le altre cose, a garantire una collaborazione efficace tra i tuoi dipendenti. Come? Offrendo a te e ai membri del tuo team tutti gli strumenti digitali necessari per rendere la collaborazione più semplice e veloce per tutti.
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