Το αποτελεσματικό project management είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε ομάδας και εταιρείας. Διασφαλίζει την αποτελεσματική, εντός του προϋπολογισμού και εντός της προθεσμίας εκτέλεση των διαδικασιών για την επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου.
Δεν πρόκειται, όμως, για εύκολη υπόθεση, πόσο μάλλον σε τομείς όπως η βιομηχανία, όπου απαιτούνται περίπλοκες διαδικασίες, χρονοβόρα tasks, πολλοί εμπλεκόμενοι και αυστηρά χρονοδιαγράμματα.
Πάντως νομίζουμε ότι θα συμφωνήσεις μαζί μας ότι όλα ξεκινούν από τη σωστή επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των εμπλεκόμενων ατόμων ή/και ομάδων. Εάν εξασφαλιστεί η αρμονική συνεργασία, η δουλειά του project manager γίνεται αμέσως πολύ πιο εύκολη.
Αλλά ούτε και η σωστή συνεργασία είναι αυτονόητη. Υπάρχουν αρκετά εμπόδια που πολύ πιθανό να έχεις συναντήσει κι εσύ στη δουλειά σου τα οποία υπονομεύουν την αποδοτική συνεργασία. Ποια είναι αυτά και πώς μπορούμε να τα ξεπεράσουμε;
Δεν υπάρχει διάχυση της πληροφορίας
Σε πολλούς περιπτώσεις, διαφορετικές ομάδες ή τμήματα πρέπει να συνεργαστούν για να ολοκληρωθούν συγκεκριμένες ενέργειες.
Συχνάι, όμως, αυτές οι ομάδες ή τα τμήματα έχουν μάθει να λειτουργούν ανεξάρτητα με μικρή διατμηματική αλληλεπίδραση.
Έτσι, δημιουργούνται κενά επικοινωνίας με την πληροφορία να μην διαχέεται αποτελεσματικά. Αυτή η έλλειψη ανταλλαγής πληροφοριών μπορεί να εμποδίσει τη λήψη αποφάσεων και να μειώσει τη συνολική επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα.
Ταυτόχρονα, όταν δεν υπάρχει επαρκής πληροφόρηση, δεν υπάρχει και επαρκής διαφάνεια στη συνεργασία.
Ασαφής κατανομή εργασιών
Όταν όλοι σε ένα έργο γνωρίζουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν, τα πράγματα κυλούν ομαλά. Πρέπει πάντα να είναι σαφές:
- Ποιος πρέπει να κάνει τι.
- Πότε πρέπει να το κάνει.
- Ποιους πρέπει να ενημερώσει όταν το κάνει, ώστε να συνεχιστεί το workflow.
Σε κάθε περίπτωσης, ο project manager πρέπει να είναι ενήμερος για όλα τα παραπάνω, και επιπλέον χρειάζεται να ξέρει σε ποιο στάδιο βρίσκεται κάθε εργασία, κάτι που δε συμβαίνει πάντα.
Πολλές φορές το task allocation δεν είναι ξεκάθαρο και δεν υπάρχει ένα σαφές σύστημα επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων.
Ειδικά στην περίπτωση που έχεις deskless εργαζόμενους στην ομάδα σου, τα πράγματα περιπλέκονται ακόμη περισσότερο. Εκεί είναι ακόμη πιο επιτακτική η διατήρηση συνεπούς επικοινωνίας και η διασφάλιση της ισότιμης συμμετοχής και ενημέρωσης όλων των μελών.
Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, η διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, αστοχίες και τελικά σε χαμένο χρόνο και χρήματα.
Καθυστερήσεις στις διαδικασίες έγκρισης
Σίγουρα έχεις παρόμοια εμπειρία: ένα σημαντικό έγγραφο περνάει από σένα και συνεχίζει να διακινείται από γραφείο σε γραφείο για να εγκριθεί και να υπογραφεί απ’ όλους όσους χρειάζεται. Και μέχρι να εγκριθεί απ’ όλους, βλέπεις τις εποχές ν’ αλλάζουν από το παράθυρό σου.
Η διαδικασία των εγκρίσεων είναι πάρα πολύ σημαντική και ουσιαστική. Για πολλές εταιρείες όμως είναι και χρονοβόρα και περίπλοκη. Ποιοι έχουν δώσει έγκριση έως τώρα; Ποιοι απομένουν; Πού βρίσκεται το έγγραφο; Μήπως υπάρχουν αντιρρήσεις σχετικά με το έγγραφο που πρέπει να συζητηθούν από την ομάδα;
Όλα αυτά χρειάζονται μια ευθυγράμμιση. Όταν οι εγκρίσεις εγγράφων, σχεδίων ή αλλαγών δεν είναι απλοποιημένες, καθυστερούν σημαντικά οι εργασίες.
Πώς η Tekmon Εξασφαλίζει την Αποτελεσματική Επικοινωνία της Ομάδας Σου;
Στην Tekmon γνωρίζουμε καλά τη σημασία της εύκολης, γρήγορης και απρόσκοπτης επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ των εργαζομένων ή/και των ομάδων.
Αλλά ξέρουμε επίσης πολύ καλά ότι τα εμπόδια για να πετύχεις αυτή τη συνεργασία είναι πολλά. Ειδικά όταν μιλάμε για ομάδες πολλών ατόμων, για απομακρυσμένους εργαζόμενους, για πολλά tasks, subtasks, έκτακτες ανάγκες κ.α.
Αυτός είναι ο λόγος που έχουμε δημιουργήσει ένα software που θα σε βοηθήσει, μεταξύ άλλων, να διασφαλίσεις την αποδοτική συνεργασία των εργαζομένων σου. Πώς; Προσφέροντας σε σένα και στα μέλη της ομάδας σου όλα τα ψηφιακά εργαλεία που χρειάζονται για να κάνετε τη συνεργασία πιο εύκολη και πιο γρήγορη για όλους.
Με την εφαρμογή της Tekmon, θα μπορείς:
- Να συντονίζεις τα tasks της ομάδας σου, να αναθέτεις συγκεκριμένες εργασίες σε αυτόν που του αναλογούν, και να παρακολουθείς την πρόοδό τους.
- Να αυτοματοποιήσεις τη διαδικασία έγκρισης εγγράφων.
- Να δώσεις τη δυνατότητα στην ομάδα σου να εργάζεται συντονισμένα, ακόμη και αν δεν βρίσκονται όλοι στο γραφείο.
- Να διασφαλίσεις τη διάχυση της πληροφορίας και πολλά άλλα!
Θα ήθελες να τα μάθεις; Μπορείς να κλείσεις μια συνάντηση με την ομάδα μας κάνοντας κλικ εδώ!
Θα σου εξηγήσουμε πώς ακριβώς δουλεύει η εφαρμογή μας, ποια προβλήματα μπορεί να σου λύσει, αλλά και πόσο εύκολο είναι να ξεκινήσεις μαζί μας!
